Het was weer zover gisteren; ik heb mijn administratie gedaan. Ik zou het eigenlijk iedere week moeten doen, maar het schiet er vaak bij in. Er is altijd wel een deadline en natuurlijk het boek. Daarom zit ik iedere drie tot vier weken met een hoop werk en bonnen. Daar zie ik altijd als een berg tegenop. Dat moet anders. Dat wíl ik anders. In deze blog ga ik op zoek naar manieren om het doen van je administratie als zzp’er makkelijker en efficiënter te maken. Een vervroegd voornemen voor 2020. Kun jij ook wel wat hulp gebruiken op dit gebied of moet je nog beginnen met het opzetten van een administratiesysteem voor je eigen bedrijf of webshop? Lees dan gauw verder!

Je administratie zelf doen als kleine ondernemer

Als kleine ondernemer is het bijhouden van je administratie relatief eenvoudig. Het belangrijkste is dat je je inkomsten en uitgaven, met de bijbehorende btw, goed bijhoudt. Zo kun je aan het einde van ieder kwartaal zien hoeveel btw je nog moet betalen aan de Belastingdienst en aan het einde van het jaar zien hoeveel winst je hebt gemaakt. Daarnaast is het belangrijk dat je controles uitvoert, onder andere door de bij- en afschrijvingen van je zakelijk bankrekening bij te houden. Voor je inkomsten moet je facturen maken, met opeenvolgende factuurnummers, belangrijke [betaal]data, je bedrijfs- en btw-gegevens, de in kosten gebrachte diensten of goederen en de bijbehorende btw. Als je precies wilt weten wat er op een factuur moet staan en hoe je een factuur kunt maken, lees dan deze blog. Hierin vind je ook een handig en ready to useformat voor een factuur. Voor je bedrijfsuitgaven is het belangrijk dat je al je bonnetjes bewaart. De btw die je al hebt betaald, door middel van je uitgaven, mag je aftrekken van de btw die je nog moet afdragen op basis van het geld dat je hebt verdiend. Dat laatste is een hele klus en ik stel het maar wat graag uit altijd. Maar dat is eigenlijk niet slim. Want die uitgaven kunnen je een hoop geld schelen.

Je denkt misschien dat je alleen geld verdient met de facturen die je schrijft. Maar over de meeste investeringen die je doet voor je bedrijf, betaal je btw. Die btw mag je aftrekken van de btw die je moet betalen aan de Belastingdienst. Daardoor hoef je aan het einde van het kwartaal minder btw te betalen. Als je goed investeert in je bedrijf, bespaar je dus veel geld. Ook mag je die investeringen aftrekken van je winst aan het einde van het belastingjaar, waardoor je weer minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. 

Je administratie uitbesteden

Als je tijd wilt besparen als zelfstandig ondernemer kun je bijvoorbeeld een boekhoudprogramma gebruiken. Er zijn allerlei soorten beschikbaar, ook via banken. Je uitgaven en inkomsten worden dan in een app en online bijgehouden, je kunt bonnen inscannen en gemakkelijk facturen verzenden. Je btw-aangifte wordt dan aan het einde van het kwartaal klaargezet, zodat je het alleen nog hoeft te controleren en daarna kunt indienen. Ik wil dit in het nieuwe btw-kwartaal gaan proberen voor drie maanden, om te zien of het mij veel tijd scheelt. Je kunt dit uiteraard ook door een persoon laten doen: door een boekhouder. Dat kan, zeker als je bijvoorbeeld een webshop hebt, een grote toegevoegde waarde hebben. De administratie van webshophouders is namelijk al weer een stuk gecompliceerder dan mijn eigen administratie. Door het uit te besteden aan een webshop boekhouder die gespecialiseerd is en op de hoogte is van alle wet- en regelgeving, weet je niet alleen zeker dat het goed en optimaal wordt gedaan, maar heb je ook veel meer tijd voor datgene dat je als webshophouder leuk vindt: een webshop runnen.

De afweging

Ik denk dat dit precies is waar de meeste ondernemers tegenaan lopen. Je wéét wel dat je administratie consequent bijhouden loont, maar leuker wordt het er niet op. Je wilt gewoon doen waar je van houdt [je bedrijf runnen] en zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratie. Door het [deels] uit te besteden krijg je die tijd terug. Het is geen gift natuurlijk, maar een ruil: je ruilt je investering in tijd terug voor een investering in geld, omdat een boekhouder of boekhoudprogramma geld kosten. De vraag is dan: “wat is jouw tijd waard?” Die rekensom kun je gemakkelijk maken. Hoeveel uur ben je kwijt per maand aan je administratie? Hoeveel geld had je kunnen verdienen in die uren? Hoeveel kost een boekhouder of boekhoudprogramma per maand? Is dat meer of minder?

Tips als je het zelf doet

Als je besluit toch je eigen boekhouding te [blijven] doen, zijn er wel een aantal dingen die het efficiënter en gemakkelijker maken:

• Zet een bakje of doos op je bureau waar gelijk al je bonnetjes indoet als je thuiskomt.
• Maak op je telefoon een aparte map in je Foto’s aan waar je direct na aankoop je bonnen in opslaat. Zo kun je ze gemakkelijk overzetten in een map op je computer, samen met je digitale bonnen. 
• Gebruik een vast format voor facturen, zodat je alleen het factuurnummer, bedrijfsgegevens, data en uiteraard de prijzen & btw hoeft aan te passen.
• Verstuur facturen direct, zodat je geen opdrachten vergeet. Vooral kleinere opdrachten neig ik te vergeten als ik ze niet gelijk factureer.
• Markeer in je administratiesysteem welke facturen zijn betaald [groen], welke nog niet zijn betaald [geel] en welke te laat zijn [oranje]. Door direct de uiterste betaaldatum in je overzicht te zetten, kun je gemakkelijk in de gaten houden welke opdrachtgever laat is en dus een herinneringsfactuur moet ontvangen.
• Zoek een vast moment in de week om je bonnen [uitgaven] te verwerken. Door het één keer per week te doen, in plaats van op te laten stapelen, kost het je minder tijd, houd je meer overzicht en wordt het veel meer een gewoonte.
• Zorg dat je in ieder geval één keer per maand even rustig en met volle aandacht kan zitten aan je administratie. Dit is ook het moment dat je controles kunt uitvoeren. Ik merk dat ik fouten maak als ik onderbroken word tijdens het doen van mijn administratie. 
• Doe je btw-aangifte op tijd [je hebt er een maand voor, maar ik probeer het altijd in de eerste week van het nieuwe kwartaal te doen], zodat je overzicht houdt en geen dingen vergeet. 
• Sla je administratie goed op, in een map op je computer en op een externe drive of iCloud.

Ad [paid]