Deze aflevering van “Achter de Schermen bij een Blog” staat volledig in het teken van je administratie bijhouden als blogger. Mijn administratie bijhouden is mijn minst favoriete onderdeel van zzp’er zijn. Maar. Omdat ik weet dat velen dit sentiment delen en omdat ik weet hoe ontzettend veel baat je bedrijf heeft bij een goede administratie, heb ik toch besloten dit onderwerp op te nemen in de serie! Met deze tips kom je hopelijk weer een stapje verder in het groeien van jouw blog en onderneming!

Waarom je administratie bijhouden als Blogger

Een moetje

Ten eerste omdat het moet. Je bent als zzp’er verplicht om een kloppende administratie bij te houden en om ieder kwartaal btw aangifte te doen.

Voordeel

Ik ben geen fan van de Belastingdienst. We hebben de afgelopen jaren echt met vallen en opstaan moeten leren, zoals zoveel mensen. De Belastingdienst is een ingewikkeld web, waar ze zelf soms ook niet meer uitkomen. Zelfs met mijn Cum Laude diploma begrijp ik er regelmatig de ballen van. Maar.

Als je je admin goed bijhoudt, kun je een flink voordeel slaan uit de mogelijkheden die je in Nederland hebt als ondernemer. Twee voorbeelden.

• Als je je bonnen (je uitgaven) bewaart, kun je de btw die je al hebt betaald tijdens je aankoop, aftrekken van de btw die je ieder kwartaal moet betalen over je inkomsten. Stel je moet 50 euro btw betalen over een samenwerking. Maar je hebt al 25 euro aan btw betaald, doordat je bepaalde investeringen hebt gedaan in je bedrijf. Dan kun je die 25 euro aftrekken van die 50 euro, waardoor je nog maar 25 euro btw hoeft te betalen. Snel verdiend toch?
• Aan het einde van het jaar doe je aangifte, zoals iedereen, alleen dan als zzp’er. Als jij niet alleen goed hebt bijgehouden wat je inkomsten waren, maar ook wat je uitgaven waren, is de kans groot dat je veel minder belasting hoeft te betalen over de winst die je hebt gemaakt. Misschien krijg je als kleine ondernemer zelfs geld terug!

Groeien

Als je wilt groeien als ondernemer moet je zicht hebben op je inkomsten en uitgaven. Een goed overzicht helpt je de juiste keuzes te maken als het gaat om uitgaven en investeringen. Maar ook om gemakkelijker nee te zeggen tegen bijvoorbeeld barterdeals of opdrachten voor een lager bedrag. Tot slot helpt het je om targets te stellen. Dit kwartaal heb je zoveel omgezet: waarom niet proberen om daar volgend kwartaal boven te komen? En hoe wil je dat dan bereiken?

Hoe je administratie bijhouden als ZZP’er

Wie kan jou helpen?

Ik heb het geluk dat allebei mijn ouders al jaren zelfstandig ondernemers zijn. Ongeveer een jaar geleden, na wat drempelvrees en tegensputteren ging ik toch maar in op mijn vaders aanbod om de boel op orde te krijgen. Ik heb wat vooronderzoek gedaan via de website van de belastingdienst. Hij heeft mij vervolgens uitgelegd hoe ik alles goed moet bijhouden, waar ik op moet letten en hoe ik aangifte moet doen. Ik kan gebruik maken van hun administratiesysteem en daar ben ik ontzettend blij mee. Want het is zeker mogelijk om zelf je administratie op te zetten, maar het is niet gemakkelijk.

Als je iemand in je omgeving hebt die zzp’er is, vraag dan om advies en hulp. Als je je bezwaard voelt om hulp te vragen, kijk dan of je iets terug kunt doen voor die persoon: een dienst voor een dienst. Jij hebt een blog, misschien heeft de ondernemer die jou helpt wel baat bij advertentieruimte en/of een artikel over zijn/haar bedrijf!

Een betaalbaar boekhoudpramma

Via de website boekhoudprogramma-vergelijken.com kun je diverse boekhoudprogramma’s vergelijken en kijken welke het beste bij jou en je bedrijf past. De eerste 30 dagen zijn sowieso gratis, zodat je rustig kunt kijken of het iets voor jou is. Maar een aantal van de boekhoudprogramma’s bieden ook deals aan waarbij het eerste jaar of de eerste 15 maanden gratis zijn! Deze programma’s bieden onder andere apps aan, waarmee je bonnen kunt inscannen, je kunt een koppeling met je zakelijke rekening maken en er is de mogelijkheid om online facturen te versturen en beheren. Op de website vind je ook hele handige artikelen over het ondernemerschap. Bijvoorbeeld wat er precies op een factuur moet staan.

Voor als je de uitdaging aangaat

Als je zelf een administratiesysteem gaat opzetten, wil ik je een aantal tips meegeven. Deze tips kunnen je op weg helpen. Ze zijn niet volledig: ik ben geen professionele boekhouder, maar een kleine zzp’er die braaf iedere week haar admin bijhoudt.

• Meld je aan bij de Kamer van Koophandel als je dat nog niet hebt gedaan.
• Open een zakelijke rekening. Dit moet. Je denkt misschien “blugh, nog meer uitgaven”. Maar je zakelijke rekening is je basis voor je administratie. Bij de Rabobank is je zakelijke rekening het eerste jaar dat je ingeschreven staat bij de KvK gratis. Je kunt via de Rabo ook 3 maanden gratis het boekhoudprogramma Tellow uitproberen. Dit is een app die je koppelt aan je rekening, waarmee je je bonnen direct kunt inscannen, facturen kunt maken en betalingen kunt bijhouden.
• Ga je zelf een excel bestand maken, waarin je je administratie bijhoudt, zorg er dan in ieder geval voor dat je aparte tabbladen aanmaakt voor inkomsten (met facturen en btw), uitgaven (je bonnen en btw), de balans op je betaalrekening, je jaaroverzicht (met inkomsten, uitgaven, btw en winst) en eventueel voor je reiskosten, spaarrekening en voorschotten.
• Zorg ervoor dat excel alles voor je optelt, maar check regelmatig of de som in je formule nog klopt en gebruik zo nodig een calculator ter controle. Een handige website om btw te berekenen is btwberekenen24.nl.

• Neem een (digitale) map, archiefkast of app in gebruik, zodat je je bonnen kunt bijhouden. Ik gebruik zelf een “vakkenmap” (archiefmap/sorteermap), zodat ik iedere maand een apart vakje kan geven en snel overzicht heb. Maar stiekem viel ik voor deze omdat hij er leuk uitziet. En ik kan je beloven dat je administratie bijhouden iets leuker wordt als je mooie spulletjes hebt om je erbij te helpen. Ik vond mijn map bij de Action, maar daar is een wisselend assortiment – dus ik kan ‘m helaas niet linken. Zoek in ieder geval iets wat jij overzichtelijk vindt en waar je blij van wordt, niet iets waardoor je tegenzin wordt vergroot!
• Houd je admin iedere week bij. Als je slechts één keer in de maand of zelfs één keer in het kwartaal je administratie det, stapelt het werk zich op, ga je er alleen maar meer tegenop zien en wordt het ook echt een klus. Als je iedere week even je bonnen invoert, je facturen verstuurt, je betalingen checkt en je zakelijke rekening controleert, is het te overzien. Voeg je zakelijke rekening toe aan je bankieren app, zodat je gemakkelijk betaalde facturen en je saldo kunt bijhouden.

Veel succes!

Lees ook de andere afleveringen van "Achter de Schermen bij een Blog":

Deel 1: Artikelen schrijven en inplannen
Deel 2: Alles over SEO
Deel 3: Foto’s bewerken met apps
Deel 4: Alles over Domain Authority
Deel 5: Statistieken en Google Analytics
Deel 6: Je tijd en content beschermen